━ Education Magazine Vol.15 ━━━━━━━━━━━━ 2008.3.21発行 ━
Gentie System Service Education Division
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◆「2009年度学生募集用学校案内資料、一斉発送の季節」
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いよいよ2009年度学生募集が始まります。学校案内、募集要項と学校案内資料の納品の季節です。3月下旬に、新高校3年生に向けて、新しい学校案内資料一式を発送する専門学校様は多いのではないでしょうか。
かつては、こんなに早い時期から、学校案内資料を送っている学校はなかったと思います。夏休み前に資料が届くようにどこの学校も作っていました。それが徐々に前倒しとなっていきました。ゴールデンウィーク明けに発送になった時代は、当社もゴールデンウィーク中に社員の半数くらいが出勤して、パンフレットの制作をしていました。
ゴールデンウィーク明けでもなくなり、一斉発送が3月になったのはいつくらいからだったでしょう。10年前は既に、3月納品をしていたかもしれません。印刷工場の事情からすると、3月は1年で最も混み合う時期なので、学校案内資料が3月納品になったことによって、忙しさが増したことになります。
制作でかなり時間がかかっている上、最後の印刷もスケジュール調整が大変時期です。今年は無難に乗り越えることができましたが、最後の最後に修正が入ってバタバタとし、トラブルが起こることもしばしば。気が抜けない時期となります。
指定された、学校案内資料の納品日に、お客様から電話があると「何かあったかな？」と瞬時に思ってしまいます。多くの資料が一同に集るのが、一斉発送資料の納品なので、仕訳の数、梱包に貼る表示、納品書の書き方など、荷物の間違いがないように神経を遣って手配をするのですが、それでもトラブルが起こるものです。
荷物が届いていないというのが、最も多いトラブルのケースですが、かなり前、お客様が弊社にだす指示を間違えたことによって、納品途中に、神奈川に向かっていたトラックを千葉県の市原に方向転換してもらったこともありました。
学校案内資料は、弊社だけでなく、いくつもの学校協力会社が制作物を作り、納品します。弊社のものだけ遅れるということが許されません。高校生の手元に届けるタイミングを決めて、逆算された納品日だということを充分に理解しているからこそ、一斉発送のための納品は神経を遣います。
一斉発送用資料の納品先も年々変化しています。お客様が契約される発送会社が変化していることになります。納品された様々な学校案内資料をセット組して、発送するまでの間にトラブルも起こりやすく、発送会社のミス発送によって、印刷し直しまでいったパンフレットもありました。
とても複雑な発送依頼であったため、弊社のように、中身を作っている会社であれば、資料の分類やセット方法の意味も分かるのですが、各種パンフレット等の印刷物と、依頼指示の件名で照合するだけでも、発送の現場は大変なのではないかと想像できます。
弊社のお客様の中で、ある専門学校の広報担当者様は、少し複雑なセット組みを伴う仕事の場合、常に発送現場に直接行って、セット組みの方法を指示されています。現場で直接指示をだすことが一番確実だと、長い経験を通して心得ているのだと思います。
お蔭様で、弊社の場合、今年はトラブルも何もなく、学校案内資料を納品できました。この納品が終ると、10月1日の願書受付に向かって、半年間の次年度学生募集活動が始まります。
長年、学校の仕事を担当させていただいているため、弊社も3月が新たな学生募集活動の本格的なスタート地点という感覚でいっぱいです。寒さを通り抜け、暖かさを感じだした頃に、お客様からの問合せも増え、動きだしたことを実感できます。
もう少しで4月。学校は募集活動の成果である新入生を迎え、活気を取り戻します。しかし、次年度の学生募集も始まり、あと半年が勝負。弊社は新入生を迎える喜びは共有できずに、次年度の活動にどっぷりと浸かっていきます。
毎年、毎年、感じ方は変わっていますが、とりあえず、2009年度学生募集がスタートしました。
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