メールで相手を不快にさせないために意識すること

 

 

印刷・WEB・ITで、
お客様の「伝えたい」をデザインする会社、
ヂヤンテイシステムサービスの小澤です。

 

昨日、読みやすいメールについて
書かせてもらいました。

 

気にしていると関連の記事が
目に飛び込んでくるもので、

 

本日は、メールの文面について
書かせていただこうと思います。

 

目に飛び込んできた記事は
こちらです。

 

アルファポリス：意外と知らない、メールでの失礼な表現（2019.4.25）

 

メールは、時間をかけずに、
端的に用件を伝えることが理想ですが、

 

言葉足らずで、相手に不快の念を
抱かれるのは、避けたいところです。

 

メールは文章だけの表現なので、
冷たい印象を与えてしまうことが
あります。

 

面と向かって話す時は、
表情や身振り手振りを使って
伝えることができます。

 

文章で伝えるよりも、
多くの情報を伝えることができる
のですね。

 

しかし、メールは文章だけで
伝える必要があることから、

 

話言葉と文書は別ものであると
考えた方が良いでしょう。

 

さきほどの記事には、どんなメール文が
失礼にあたるのか、

 

その具体例と修正文がありますので、
ぜひ参考にしてみてください。

 

ざっと検索してみたところ、
ここまでしっかり、

 

具体例を紹介している記事は
それほどありませんでした。

 

受信したメールの文面で心が
傷つくこともあるでしょうし、

 

送信メールが、相手に不快感を
与えていないか心配になることも
ありますよね。

 

本日は、自らの経験で思い当たる
ことを書いてみたいと思います。

 

メールにあまり時間をかけたくないと
常日頃から考えているため、

 

後から、もう少し冷静になって
書けばよかったなと反省することもあり、
反省を踏まえたメールの文章術です。

 

まずは、返信する際は、できるだけ
「ありがとうございます」
を入れます。

 

お問い合わせいただき、ありがとうございます。

 

ご連絡、ありがとうございます。

 

実際のところ、仕事でメールをいただく
ということは、
とても感謝すべきことなのです。

 

どんな内容のメールであっても、
まずは感謝の気持ちを伝えるべきで
あると思っています。

 

似たような話になりますが、
「了解しました」。

 

これは逆の立場で、「了解しました」
という返事をもらうと、

 

とても安心できることから、
意識して使うようになりました。

 

了解できないことがあっても、
一旦、了解した上で、

 

１つだけ確認したいことがあるのですが、・・・

 

と書くと、確認したいことも
明確に示すことができます。

 

逆に意識して、避ける言葉は、
「至急」という言葉。

 

時間を競り、どうしても急いで
確認したい時などに、「至急」
という言葉を使いたくなりますが、

 

逆の立場で、至急対応するよう
連絡をもらうと、不快な気持ちに
なります。

 

至急であれば、電話してくれても
良いではないかと感じてしまうのですね。

 

メールは、送信後、相手がすぐに
開封してくれる訳ではありません。

 

そのため「至急」という言葉が
ふさわしくない連絡ツールだと
思います。

 

急いでいる旨を伝えたくても、
相手と電話がつながらない場合も
あります。

 

その場合は、メールで伝えることに
なりますが、
それでも「至急」という言葉は
できるだけ避けるように工夫します。

 

仮に使うとしても、相手の状況を
気遣った言葉を添えた後に、
使うべきでしょう。

 

失礼なメールを思わず、
送ってしまいがちな状況とはどんな時か。
そう考えてみたのですが、

 

コミュニケーションがうまくいって
いない時に、このような状況に
なるのではないかと思いました。

 

たとえば、こちらから伝えたことの
半分しか伝わっていない、
以前にも、同じことを伝えたのに・・・
なんて感じてしまう時。

 

ついついカッとなって、

 

前回もお伝えしたのですが・・・

 

なんて、やりがちです。

 

しかし、昨日も書きましたが、
メールは熟読するものではないので、

 

読み落としされるものと、
考えるべきなのです。

 

だからこそ、伝わりやすい工夫をする
必要があるのですが、

 

再度、確認することが目的なのだから、
相手の間違いを指摘する必要は
ありません。

 

文章だけのメールでは、
間違いの指摘は、憎悪の表れと
感じ取られてしまします。

 

だから、

 

前回もお伝えしたのですが・・・

 

の一言は、不要なのです。

 

繰り返しの質問となってしまい恐縮なのですが、

 

これくらい謙虚さをもって
伝えれば、相手も気がついてくれる
かもしれませんし、

 

お互いに心地よくコミュニケーションが
取れます。

 

「ありがとうございます」・・・⚪️
「了解しました」・・・⚪️

 

「至急」・・・❎
相手の間違いの指摘・・・❎

 

最低限、これだけ意識すれば、
相手を不快な気持ちを与えずに
済むのではないかと思います。

 

他にもあったら、また続編を
書かせていただきます。

 

とにかく、相手の顔が見えない
メールはクールです。

 

用件さえ伝われば良いのですが、
伝え方を間違えると、仕事に
支障をきたすことにもなります。

 

コミュニケーションが断絶したところに、
憎悪や対立が起こります。

 

そのきっかけは、ほんの些細なこと
からなのかもしれません。

 

自らの反省もこめて、
世の中から、不快なメールが
なくなること祈り、

 

コミュニケーションをつくる
会社の一人として、
書かせていただきました。

 

毎日のメールが、快適なものと
なりますように。